LA IMPORTANCIA DE LOS DETALLES
Los detalles de un evento institucional son un factor clave en la percepción de los asistentes y en la consecución del objetivo. Estos detalles incluyen el lugar, las infraestructuras, la decoración, la accesibilidad, la capacidad y el catering, entre otros.
En Elisabeth Vicens prestamos una gran atención a los detalles: necesidades alimenticias especiales en un catering, oferta de alojamiento y transporte a los invitados, proveer servicios como adaptadores de cargadores de móviles y ordenadores, organizar un servicio de guardarropa, disponer de un plan B para todo lo que no pueda salir como se espera, etc.
EVENTOS INOLVIDABLES
¿QUÉ APORTAMOS A LOS EVENTOS INSTITUCIONALES
QUE ORGANIZAMOS?
Profesionalidad
Los eventos institucionales al tratarse de un acto donde interviene una institución, tienen que ser jornadas serias y responsables, pero eso no excluye el componente entretenido e interesante. Por este motivo es necesario tener una consideración con los invitados adecuada al decoro que se espera en un acto en el que se relacionan distintas instituciones y sus representantes.
Creatividad
La carga extra de seriedad que implica un evento institucional no significa que no pueda estar regido por la creatividad. Los eventos institucionales con un toque distinto y original aportan frescura y dinamismo que los alejan de los actos corrientes y consiguen sorprender a los invitados haciéndoles partícipes de experiencias exclusivas y únicas y perdurar en su memoria, algo que beneficia a la reputación de la institución.
Calidad
En un evento institucional la apuesta por la calidad -y en ocasiones el lujo- es fundamental. Dependiendo del tipo de instituciones implicadas y el público asistente, estarán más o menos acostumbrados a disfrutar de actos de alta gama. Por eso siempre debe primar la calidad a la hora de llevar a cabo la planificación, desde el lugar en el que se celebrará, la comida, la decoración o la tecnología utilizada.
Ritmo
Los eventos institucionales, no tienen por qué seguir un guión rígido pero deben contar con un ritmo ágil que haga que los asistentes disfruten de lo que están viendo y no caigan en el tedio en ningún momento o se pasen todo el evento con la mirada puesta en el reloj para ver cuando termina. Esto se logra con un buen programa, una buena atención a los asistentes y unos participantes lo más implicados posible.
Buena planificación
A la hora de organizar un evento institucional, es necesario que todo esté bajo control (cumplimiento del programa, acciones planificadas, etc.) y a la vez hay que prestar atención al milímetro a cada aspecto, ya que por lo general pueden asistir personalidades de alto rango social, prensa o público general que están habituados a la formalidad y a una buena organización.
Conocimiento de
los asistentes
Es de vital importancia que los organizadores del evento tengan claro qué personalidades acudirán al evento. Y para ello la experiencia y el conocimiento del sector se hace indispensable.