LA IMPORTÀNCIA DELS DETALLS
Els detalls d’un esdeveniment institucional són un factor clau en la percepció dels assistents i en la consecució de l’objectiu . Aquests detalls inclouen el lloc, les infraestructures, la decoració, l’accessibilitat, la capacitat i el càtering, entre d’altres.
En Elisabeth Vicens prestem una gran atenció als detalls: necessitats alimentàries especials en un càtering, oferta d’allotjament i transport als convidats, proveir serveis com adaptadors de carregadors de mòbils i ordinadors, organitzar un servei de guarda-roba, disposar d’un pla B per tot el que no pugui sortir com s’espera, etc.
ESDEVENIMENTS INOBLIDABLES
QUÈ APORTEM ALS ESDEVENIMENTS INSTITUCIONALS
QUE ORGANITZEM?
Professionalitat
Els esdeveniments institucionals a l’tractar-se d’un acte on intervé una institució, han de ser jornades serioses i responsables, però això no exclou el component entretingut i interessant. Per aquest motiu és necessari tenir una consideració amb els convidats adequada a l’decòrum que s’espera en un acte en el qual es relacionen diferents institucions i els seus representants.
Creativitat
La càrrega extra de serietat que implica un esdeveniment institucional no vol dir que no pugui estar regit per la creativitat. Els esdeveniments institucionals amb un toc diferent i original aporten frescor i dinamisme que els allunyen dels actes corrents i aconsegueixen sorprendre els convidats fent-los partícips d’experiències exclusives i úniques i perdurar en la seva memòria, cosa que beneficia la reputació de la institució.
Qualitat
En un esdeveniment institucional l’aposta per la qualitat -i en ocasions el luxe- és fonamental. Depenent de l’tipus d’institucions implicades i el públic assistent, estaran més o menys acostumats a gaudir d’actes d’alta gamma. Per això sempre ha de prevaler la qualitat a l’hora de dur a terme la planificació, des del lloc en el qual se celebrarà, el menjar, la decoració o la tecnologia utilitzada.
Ritme
Els esdeveniments institucionals, no tenen per què seguir un guió rígid però han de comptar amb un ritme àgil que faci que els assistents gaudeixin del que estan veient i no caiguin en el tedi en cap moment o es passin tot l’esdeveniment amb la mirada posada en el rellotge per veure quan acaba. Això s’aconsegueix amb un bon programa, una bona atenció als assistents i uns participants el més implicats possible.
Bona planificació
A l’hora d’organitzar un esdeveniment institucional, cal que tot estigui sota control (compliment de el programa, accions planificades, etc.) i alhora cal prestar atenció a l’mil·límetre a cada aspecte, ja que en general poden assistir personalitats d’alt rang social, premsa o públic general que estan habituats a la formalitat ia una bona organització.
Coneixement de
les assistents
És de vital importància que els organitzadors de l’esdeveniment tinguin clar què personalitats acudiran a l’esdeveniment. I per això l’experiència i el coneixement de el sector es fa indispensable.